如何办好一场成功的大会

作为一个职业活动策划经理，一年下来要办10多场500人以上的大会，总有人问我办大会的经验，今天得空就写一写。在我看来，每场大会都可以分为会前、会中、会后三大部分，会前包含了策划、筹备、推广三个环节，会中是现场签到、互动两个环节，会后是做后续管理转化。
一、大会的前期策划
大会目的、大会背景、目标人群、大会主题
我所摸出来的定律，大会前期策划最重要的环节是大会目的。有的人上来先确定主题，这是错误做法。首先要确定好大会目的，才可以出大会背景，确定想要招募的目标人群，继而确定出吸引人来参与的大会主题。
1.大会目的：提前确定好大会目的，是为了品牌、拉新、留存、促活还是转化？
2.目标人群：脑子里最好有清晰的用户画像，关于优质用户资源，平时就要储备，不要等到做活动才去联系
3.大会主题：要有噱头、有热度、充分利用主题吸引你想吸引来参会的人。



二、大会的筹备阶段
场地、物料、搭建、嘉宾邀请
大会所有得目的、主题、背景、目标人群都知道以后，这个时候需要尽快定好场地物料等。对于一场1000人以上的大会来说，演讲嘉宾是最最重要的环节，同时为后期的观众招募、赞助起到辅助作用。
1.演讲嘉宾：大致可以被分为三种类型，专家型嘉宾、明星嘉宾、赞助嘉宾。明星嘉宾至关重要，有了她们格局会更不一样，没有这方面人脉，预算够也可以花钱请。
2.场地预定：尽可能方案一出就预定酒店，如果手里没有太多资源，可以上几家线上的场地平台去预定场地，包括物料搭建，一站式配齐。


三、大会的推广
观众招募、各渠道曝光
观众招募是整个大会组织过程当中难度最大且不可控的一个环节，嘉宾邀约和场地等都可以通过点对点的方式解决，而观众邀请只能通过点对面的方式解决。观众从哪里找？也就是线上线下曝光的渠道问题。
活动报名人数最好要超出现场座位数30%以上才能确保活动的出席率，所以1000人的活动起码要按1300人招募。
1.线上曝光：没有资金支持的情况下，活动平台、媒体合作资源置换是效果来的最快的。以我常做千人大会而言，国内的活动平台里互动吧推广效果不错。互动吧还能方便的生成电子邀请函、二维码，可以直接提供给合作媒体去传播。
2.线下曝光：有充足资金的话，线下硬广还是需要的，包括地铁海报、公交车身海报、楼宇电梯广告。针对人群按地点投放。
四、大会现场
来宾签到、现场互动环节
1.电子签到：举例同样用互动吧，互动吧上召集的观众可以直接通过互动吧提供的软件来免费签到/验票。扫码机大概0.9s，手机电脑同样可以验票。
2.现场互动：现场互动可以选用带有微信上墙、留言、抽奖的软件，互动吧也有这方面的功能，但比较欠缺。


五、后期转化管理
数据统计分析、后续转化
重点也是大家最关注的。当我们通过大会把用户召集过来后，除了在大会现场进行转化，怎么样在后期转化？互动吧（也可以试试其它活动平台，只是我习惯一直在用互动吧，提了较多这个平台）提供了对报名用户的分组管理功能，可以通过短信对用户进行再触达，下次再有新的活动可以一健通知。


大家有更好经验的也可以分享出来，每一次策划大会都是团队的凝聚，每个环节少谁都不行。最后，希望大家都能办出精彩的活动！